忙しい中でもストレスが少なく進められる内部監査のやり方

はじめに

この記事は、IATF 16949やJIS Q 9100の内部監査を進めないといけない状況で、以下のような悩みや不安をお持ちの方に向けて作られています。

• 内部監査をやらなきゃいけないのは分かっているのに、通常業務が忙しくて全然進まない…
• 監査員としてのスキルや経験に自信がなく、きちんと監査できるか不安…
• 監査を受ける側との人間関係が気になって、指摘事項を出しづらい…
• 毎回同じ指摘が出るけど、改善が進まずモヤモヤしている…

これらの不安を抱えているのは、あなただけではありません。IIATF 16949やJIS Q 9100の内部監査は、忙しい通常業務の合間にこなさなければならないことが多いため、ストレスや不安を感じる方が多いのです。しかし、逆に言えば、この“内部監査”こそが、会社やチームから「さすが、やるべきところをしっかり押さえているね」と評価されるチャンスでもあります。本記事では、忙しい中でもストレスが少なく進められる内部監査を実現するために必要なポイントを解説します。

当社は、自動車・航空宇宙産業に特化した品質マネジメントシステムの内部監査を支援しています。忙しい中でも効率的に、かつ効果的な指摘と改善を得られる内部監査のポイントを、現役のIATF 16949/JIS Q 9100の審査員としての視点からお伝えします。ぜひ、あなたの状況に合わせて取り入れてみてください。もちろん、ISO9001の内部監査でも適用できます。

先に記事の内容をまとめると以下となります。

状況に応じて、以下の方法を組み合わせて試してみてください。

• 監査員の力量が完璧でなくても適切な監査に近づけられるよう、監査を受ける側にとって重要だと思う社内ルールを１文ずつ監査員が確認する。
• 時間と負担を減らせるよう監査を外部にお願いしたり、監査員の力量を向上させたり、監査の範囲を絞る。
• トップマネジメントや監査の責任者、監査員が必要なコミュニケーションをとれるようにして、監査が十分に機能するようにする。
• 監査を通じて確実な改善につなげられるよう、全員が改善の機会であることを認識し、是正処置を効果的に実施する。そして、是正処置プロセス自身を改善していく。

これらのポイントを押さえておけば、「監査をやらされている」から「監査を活かして社内をより良くする」という前向きな活動に変わるはずです。ぜひ、最後までお読みください。

当社の詳細については、「会社概要」でご紹介しておりますので、ご興味があれば併せてご覧ください。

では、ここから詳しく見ていきましょう。

監査員の力量が完璧でなくても適切な監査に近づける

内部監査とは何か？

内部監査は、品質マネジメントシステムが規格要求事項及び自分たちの要求事項が適合しているか、有効に実施され維持されているかの情報を提供するために自分たちで確認を行うことです。

内部監査では以下を行う必要があります。

• 監査の基準、範囲、頻度、方法、責任、計画や報告の仕方を決める。
• 監査を実施し、監査の結果の報告をする。監査で見つかった問題を修正し、不適合は是正処置を行う。
• 監査の記録を保管する。

IATF16949やJIS Q 9100では、最低限、内部監査員は、力量として以下の知識やスキルを有していることが求められており、その証拠（教育訓練記録など）が必要となります。

• リスクベースの考え方、プロセスアプローチの理解
• 顧客固有要求事項の理解
• IATF16949やJIS Q 9100要求事項の理解
• 監査の計画、実施、報告、及び監査所見の完了の仕方の理解

リスクやプロセスの重要性や品質パフォーマンスに応じて妥当な内部監査の頻度を調整した上で、QMS全体を３年で網羅しておく必要があります。

この監査はシステム監査と呼ばれるもので、IATF16949ではシステム監査に加えて、製造工程監査と製品監査も要求されています。

IATF 16949、JIS Q 9100の詳細について、以下の記事をご確認ください。

内部監査の基本的な進め方

社内ルールを１文ずつ確認していく

監査のスキルや経験が豊富にあるわけでないので監査が上手くできるか不安な場合、どうすればよいでしょうか？

その場合、品質マニュアルや社内規定を見ながら、監査を受ける側にとって重要だと思うルールを１文ずつ確認するようにしましょう。そのルールに対して、どのように仕事を行っているかを聞き、監査を受ける側の説明で使われた文書や記録、どのような状況になっていたのかメモしていけば、規格要求事項通りに監査することができます。サンプルする案件数は２～３つ選ぶようにしましょう。着実に証拠を集められば、確実な監査をしてくれる監査員として周りから評価されることもあります。

内部監査にかかる時間と負担を減らす

やらないといけないとわかっているけれど、通常業務が忙しくなかなか内部監査を進められない状況では、どうすればよいでしょうか？ここでは、工数削減と効率化を図る方法をまとめました。

他の人にお願いする

• 効果が大きく確実なのは外部に委託することです。IATF 16949やJIS Q 9100の監査員の力量を有する外部の人にお願いしましょう。
• 監査の準備と実施、報告まで内部監査の活動の大部分を代わりに行ってくれます。自社の監査員の育成もお願いできることもあります。
• 監査経験が豊富で信頼できる外部の人を探して、内部監査をお願いできないか確認してみましょう。自動車・航空機産業の品質マネジメントシステムの内部監査サービスを提供している当社では、不足しがちな検証・指摘をしつつも、現場とのコミュニケーションを重視して進めます。

内部監査員の力量を向上させる

• 監査員にトレーニングを提供して監査員の責任範囲と力量を向上させましょう。
• 準備、実施、報告とフォローの中で監査員をサポートすることが少なくなり、その分の負担軽減が図れます。
• 監査目的、規格要求事項、監査の仕方（準備、報告、所見への対応を含む）について、定期的に監査員へトレーニングを提供します。初心者監査員は、ベテラン監査員や外部専門家の監査に同行して実地で学びましょう。
• 長期的に見ると、内部監査体制の自走化に貢献します。

監査の範囲を絞る

• リスクに応じて優先順位付けを行い監査で実施することを絞ります。
• 内部監査の負荷を軽減することで、より改善が必要な領域に労力を配分できるようになり、効率性を大きく改善することもできます。
• 重要度の高いプロセスに集中し、リスクが低いプロセス、製品の価値を直接作りこんでいない支援プロセス、外部及び内部から課題を特定されておらず品質パフォーマンスも十分に発揮しているプロセスは今年の監査の範囲から除外し、３年に１回の監査の頻度にできないか検討します。

監査が十分に機能するよう関係者でコミュニケーションをとる

監査員と監査を受ける側の力関係や関係性の課題によって監査をしても指摘事項が出ない状況では、どうすればよいでしょうか？

その場合、関係者でしっかりとしたコミュニケーションをとることが重要です。

トップマネジメントから全員へ

• 監査の結果によって監査される側や監査する側が不利益を被らないことを、トップマネジメントがあからじめ全社員へ伝えます。
• トップマネジメントは品質マネジメントシステムの有効性に説明責任を負うこと、有効な品質マネジメント及び品質マネジメントシステム要求事項への適合の重要性を伝達することが要求されています。
• 監査の結果によって不利益が発生しないことを明確に伝え、監査員が偏りや利害抵触がない形で行動し、ありのままに公正でオープンな形で報告するように働きかけましょう。また、監査される側は監査員に圧力をかけたりしないようにさせましょう。

内部監査の責任者から内部監査員へ

• 品質マネジメントシステムの課題があるのに所見を報告しないことのリスクについて説明をします。
• その課題は解決されず、さらに大きな影響を与える可能性を作ることになります。また、監査の原則である「ありのままに報告する」が守られず、監査の有効性を著しく低減させることにもなります。
• 監査員の責任に加え、課題があるのに所見を報告しないと、どのようなことが起きる可能性があるかについて監査の前に繰り返し伝えましょう。

内部監査員から監査を受ける側へ

• 監査員は十分に相手と対話をして、所見を出すときは客観的証拠を説明しましょう。
• 監査所見が正確な証拠に基づいており信頼でき、相手に所見を理解してもらうためです。
• 客観的証拠はしっかりとメモを取り、できるだけ多く集めましょう。プロセスの監査終了時、中間会議、最終会議の複数の場において双方で審査所見を確認し、互いの認識違いをなくしましょう。

こうしたコミュニケーション体制が整えば、監査が「ミスを探して責めるもの」ではなく、「改善や気づきを得るためのチャンス」として認識されるようになります。結果として、社内から「いい監査になったよ」と感謝される可能性も高まるでしょう。

監査の結果を確実な改善につなげる

指摘事項は監査で出ているけれど、毎回同じようなものが見つかっている状況では、どうすればよいでしょうか？

改善の機会であることを理解する

• 内部監査は品質マネジメントシステムの改善の機会になることを監査の前に伝えることです。
• 内部監査は後ろ向きでなく前向きな活動であり、大きな効果を期待できます。
• 監査の前に、全監査員に内部監査は顧客満足を向上させるための改善の機会（ヒント）になることを繰り返し伝えましょう。

是正処置を効果的に実施する

• 効果的な是正処置を実施することです。
• 特定された問題の再発を防止し、顧客や従業員の満足度および信頼を向上させ、安全や法に関するリスクを回避します。
• 問題を正確に特定し、根本原因分析をしっかり深堀りした上で処置を実施し、最後に処置の有効性を評価しましょう。

是正処置プロセスの有効性を改善する

• 是正処置プロセスを評価して改善させることです。
• 是正処置プロセス自身を改善すれば、そのプロセスによって実施される課題の改善も確実なものとなります。
• 同じような不適合や所見が内部監査で毎年繰り返し報告されていないか確認し、再発しているのであれば、自分たちの是正処置プロセス自体をマネジメントレビューでレビューしましょう。問題が繰り返される原因を構造的に把握し、組織全体で是正処置プロセスを底上げします。

次のステージへ – 認証取得以上の価値を生み出すには

IATF 16949やJIS Q 9100の導入は「お客様からの要求に対応する」だけではなく、自社の競争優位を築く絶好の機会になります。

• 品質管理体制を整えることは、市場からの信頼獲得につながり、結果として新規ビジネスの拡大やブランド価値向上にも寄与します。
• 当社では、審査員としての視点＋認証機関責任者としてのマネジメント経験を掛け合わせ、単なる手順や書類づくりだけの「形だけの認証」で終わらない「経営戦略としての品質保証体制づくり」を支援しています。
• 認証を取った“後”の運用こそ本番。継続的改善が回り続ける仕組みを作り込むことで、不具合低減・コスト削減・ブランド向上などのメリットを最大限に活かせます。

当社では、以下のような総合サポートを行っています。

1. コンサルティングサービス
   • 審査員かつ認証機関責任者としての経験をフルに活かし、最短・最適な認証取得とリスク最小化を支援
   • 「現場にフィットした品質マネジメントシステム」の構築で、品質をコアとした競争優位を確立
   • 認証取得だけで終わらず、売上向上・リスク低減・ブランド強化の三拍子を狙える包括的な品質経営サポート
2. トレーニングサービス
   • 「机上の理論」に偏らず、実務レベルで使える内容を重視
   • 企業文化を尊重しつつ、現場力を高める人材育成プログラムを提供
   • IATF 16949やJIS Q 9100への理解を深めながら、短期成果と長期的な企業価値向上を両立
3. 内部監査サービス
   • 現役の審査員が内部監査員としてアウトソーシング対応
   • 担当者の作業負荷を大幅軽減し、外部審査での指摘リスクを最小化
   • 監査員育成にも注力し、将来的に社内完結できる監査体制を構築
4. サプライヤーマネジメントサービス
   • 重大リスクを未然に防止し、サプライチェーン全体の品質基盤を強化
   • 生産効率や納期も犠牲にせず、サプライヤーが自律的に改善を継続できる仕組みを構築
   • 認証機関との連携も含め、一括でサポートし、OEM／Tier1の業務負担を大幅に軽減

当社の詳細については、「会社概要」からご覧いただけます。

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• 「どこから手をつければいい？」
• 「本当に自社に認証が必要？」
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こうした疑問を抱えた方に向け、初回30分の無料オンライン相談を行っています。

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• 自社の現状把握と、必要なギャップ分析の進め方
• システム導入の具体的なイメージ
• 認証取得の手順・費用・期間の目安
• 運用定着や内部監査のサポート内容

まとめ

忙しい中でもストレスが少なく進められるIATF16949やJIS Q 9100の内部監査のやり方について解説しました。状況に応じて、以下の方法を組み合わせてお試しください。

• 監査員の力量が完璧でなくても適切な監査に近づけられるよう、監査を受ける側にとって重要だと思う社内ルールを１文ずつ監査員が確認する。
• 時間と負担を減らせるよう監査を外部にお願いしたり、監査員の力量を向上させたり、監査の範囲を絞る。
• トップマネジメントや監査の責任者、監査員が必要なコミュニケーションをとれるようにして、監査が十分に機能するようにする。
• 監査を通じて確実な改善につなげられるよう、全員が改善の機会であることを認識し、是正処置を効果的に実施する。そして、是正処置プロセス自身を改善していく。

これらを実践することで、内部監査が「会社を良くするための頼もしい仕組み」へと変わっていくでしょう。

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